Yo creo que una buena sesion de planificacion estrategica es el primer eslabon clave en tener un trimestre de exitos!
Desafortunadamente, cuando empece haciendo estos talleres con mis equipos, tenia dificultad de saber donde empezar y en que enfocarme para tener los mejores resultados.
Si quieres que tu próxima sesión de planeación estratégica realmente eleve a tu empresa o equipo, te comparto tres pasos clave que utilizo y que han demostrado ser altamente efectivos.
Paso 1: Saca a tu equipo de su entorno habitual
Realizar la sesión fuera de las oficinas tiene un impacto enorme. El simple hecho de cambiar de ambiente permite pensar estratégicamente, salir de la rutina operativa y ver el negocio “desde arriba”. Cuando estás en el mismo lugar de siempre, es fácil caer en los mismos patrones de pensamiento. En cambio, un off-site bien diseñado te obliga a replantear prioridades y tomar perspectiva.
Recomiendo hacerlo al menos cada tres meses. ¿Por qué no una vez al año, como hacen muchas empresas? Porque cuando lo haces solo anualmente, es más fácil que se pierda el seguimiento y se caiga en la procrastinación. He visto cómo la energía se diluye rápidamente si no se establece un ritmo constante. Lo que no se mide ni se revisa, no se hace. Y ese impulso de transformación que se genera en el off-site solo se mantiene con disciplina, cadencia y revisiones frecuentes.
Paso 2: El verdadero trabajo comienza después del taller
Una sesión estratégica no se trata solo del evento en sí, sino de lo que haces después. En el mismo momento en que termina el off-site, ya deberías tener agendadas las siguientes dos sesiones del año. Pero aún más importante: el equipo debe salir con absoluta claridad sobre los objetivos, los targets y los proyectos prioritarios para el trimestre.
Personalmente, creo en tener una visión clara a tres años. Es tiempo suficiente para generar una dirección firme, pero suficientemente corto para mantenerse conectado con la realidad. Esa visión debe tener iniciativas clave, con un máximo de ocho por trimestre. Estas deben tener responsables, metas concretas y seguimiento constante.
Una práctica que recomiendo es establecer checkpoints estratégicos semanales, donde se revisen avances y se definan acciones para la siguiente semana. En mi caso, los hago los miércoles justo después de la junta de staff. En estas reuniones se revisan los proyectos críticos, se alinean prioridades y se detectan desviaciones antes de que se vuelvan problemas mayores. Cuando un proyecto requiere más atención, organizamos sesiones especiales para definir los entregables, el concepto de éxito y si hace falta involucrar expertos internos o externos.
Paso 3: Integra dinámicas de equipo durante toda la jornada
Muchas veces separamos lo “estratégico” de lo “humano”, como si fueran cosas distintas. Para mí, construir relaciones dentro del equipo es tan estratégico como definir un plan de crecimiento. Por eso, no dejo las actividades de integración para el final o como algo separado, sino que las integro durante todo el taller.
Después de una sesión intensa de trabajo, puedes hacer algo simple y divertido: un concurso de aviones de papel, un reto con un aro hula, una trivia de logros del año… No necesitas grandes presupuestos, pero sí intención. Esto mantiene la energía alta, rompe el hielo y refuerza la colaboración.
Además, una parte esencial de la sesión es trabajar en grupos pequeños de no más de cinco personas en proyectos/iniciativas clave. Después, cada grupo presenta su “one-pager” con el problema a resolver (pero mas que el problema la vision de lo que vamos a lograr despues de completar el proyecto), los objetivos para los próximos tres meses, las acciones concretas, próximos pasos y un cronograma tentativo. Finalmente, hacemos rotaciones para que otros equipos aporten ideas a cada proyecto, enriqueciendo la propuesta final.
Resultados reales: enfoque, velocidad y ejecución
Uno de los mayores beneficios de este enfoque es la claridad para saber a qué decir “no”. Muchos equipos fracasan no por falta de ideas, sino por falta de enfoque. Terminan con 30, 50 o hasta 200 iniciativas abiertas, ninguna completada. En cambio, al limitar el número de proyectos, puedes asignar más recursos, creatividad y energía a lo que realmente importa. Lo que antes tardaba seis o doce meses, ahora lo terminamos en tres.
Este enfoque también te obliga a definir bien qué iniciativas se priorizan. Para ello, analiza el desempeño actual, visualiza claramente a dónde quieres llegar, y detecta las brechas que más impacto generan. A veces, el orden importa: por ejemplo, no tiene sentido mejorar la entrega si no tienes un buen proceso de cotización que asegure pedidos primero.
Cómo mantener el impulso y la rendición de cuentas
Entre sesiones trimestrales, usamos lo que llamamos un “radar estratégico”. Los proyectos clave van al centro; otros, menos urgentes pero importantes, se distribuyen alrededor. Definimos qué niveles del equipo revisan qué proyectos, y con qué frecuencia. Los proyectos críticos se revisan cada semana, y otros de mejora continua cada dos semanas.
Más allá de la herramienta —usamos Microsoft 365, pero podría ser Planner, Trello o una pizarra— lo importante es apartar una hora semanal para revisar avances y ajustar acciones. Esa disciplina es lo que sostiene el progreso. Tener claro qué significa que un proyecto esté “completo” y quién lo va a entregar, y cuándo, es lo que genera resultados.
Consejos para facilitar la sesión con alto nivel de participación
La logística importa. Armar la sala en forma de U permite vernos todos y conectar mejor. Evita laptops y celulares en momentos clave (con descansos definidos para revisar mensajes). Mantén los grupos pequeños para fomentar la participación, y al final de la jornada rota los equipos para fortalecer cada proyecto con nuevas ideas.
Errores comunes y cómo evitarlos
Hay dos errores que veo con frecuencia: no hacer suficiente preparación previa, y no dejar espacio para la flexibilidad. Siempre recomiendo dejar al menos una hora libre en la mañana y otra en la tarde para que las ideas fluyan sin presión, sobre todo durante las sesiones de ideación.
El líder del equipo también tiene que hacer su tarea. Llegar con una visión clara, con datos recientes, comentarios de clientes, y una reflexión honesta de los logros y los retos del trimestre es fundamental para arrancar con fuerza. Esa visión se convierte en la brújula estratégica que alinea a todos y da sentido a cada iniciativa.
Y finalmente, divide tu sesion en dos partes claves. Primero, pensamiento estrategico donde deciden la estrategia a implementar para mayor exito. Segundo, planeacion de ejecucion, donde se decide como ejecutar la estrategia para llegar a los resultados planteados. Esto puede ser liderizado por dos personas distintas como en el ejemplo de Steve Jobs, que impulso la ejecucion del iPhone y luego Tim Cook y el equipo, que planearon la ejecucion de como entregar un producto excelente a 10 millones de clientes.
Si aplicas estos tres pasos con intención y constancia, no solo tendrás mejores sesiones estratégicas: tendrás un equipo más enfocado, más motivado y más preparado para ejecutar. Y eso, al final, es lo que transforma empresas.
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